Kotilaisten sukuseuran varsinainen kokous kurssikeskus Sofiassa 14.6. 2025 

1§ KOKOUKSEN AVAUS Sukuseuran puheenjohtaja Ahti Pohjonen avasi kokouksen kello 14. 

2§ KOKOUKSEN PUHEENJOHTAJAN JA SIHTEERIN VALINTA Kokouksen puheenjohtajaksi valittiin Ahti Pohjonen ja sihteeriksi Oili Reinikainen. 

3§ TYÖJÄRJESTYKSEN HYVÄKSYMINEN Hyväksyttiin kokousta varten laadittu työjärjestys. 

4§ PÖYTÄKIRJAN TARKASTAJIEN JA ÄÄNTENLASKIJJOIDEN VALINTA Pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Eljas Kotilainen ja Ritva Kotilainen. Sovittiin myös, että he toimivat tarvittaessa ääntenlaskijoina. 

5§ KOKOUKSEN PÄÄTÖSVALTAISUUDEN TOTEAMINEN Kokous todettiin päätösvaltaiseksi. 

6§ HALLITUKSEN SELOSTUS TOIMIKAUDELTA 2022-2025 Ahti Pohjonen esitteli sukuseuran toimintakertomuksen ajalta 19.6.2022 – 14.6. 2025. liite 1 Kertomuksen pohjalta käytiin keskustelua ja erityisen huolestuneita oltiin seuran taloudesta ja maksavien jäsenten hupenemisesta. Miten iäkkäät ihmiset saavat tiedot, kun lehteä kaavaillaan digitaaliseksi? Olisiko mahdollista, että nuoremmat sukulaiset printtaavat lehden niille läheisille, jotka eivät pysty lukemaan nettilehteä. Myös kirjastosta voisi hakea apua lehden saattamiseksi luettavaan muotoon. Päätettiin vähitellen luopua paperisesta sukulehdestä. Pyritään lähettämään ainakin yksi jäsenkirje kerran vuodessa, taloudellisen tilanteen niin salliessa. 

7§ TILINPÄÄTÖKSET VUOSILTA 2022- 2024 JA TOIMINNANTARKASTAJIEN LAUSUNNOT Esiteltiin kokoukselle sukuseuran taloudellisen tilanteen ja toiminnantarkastajan lausunnon koskien kolmivuotiskautta 2022- 2024. 

8§ TILI- JA VASTUUVAPAUDEN MYÖNTÄMINEN Kokous myönsi vastuuvapauden hallitukselle ja tilivelvollisille koskien kolmivuotiskautta 2022- 2024. 

9§ SEURAAVAN KOLMIVUOTISKAUDEN JÄSENMAKSUN SUURUUDESTA PÄÄTTÄMINEN Tulevasta jäsenmaksusta käytiin keskustelua. Hallitus ehdotti jäsenmaksuksi 45€/3 vuotta. Kuultiin kokouksen ehdotus 60 eurosta/ 3 vuotta, minkä voisi maksaa myös osasuorituksina 20€/vuosi. Päätettiin käsiäänestyksen perusteella edellä kuvatun ehdotuksen mukaisesta jäsenmaksusta, joka on 60,00 €/ 3 vuotta. Maksun voi suorittaa kerralla tai 20,00 € vuosittain. 

10§ HALLITUKSEN JÄSENTEN JA VARAJÄSENTEN VALINTA Eroa sukuseuran hallituksen jäsenyydestä ovat pyytäneet ja saaneet Ismo Kotilainen, Lauri Kotilainen sekä Lea Oravalahti-Pehkonen. Kokouksessa tehtiin ehdotukset kahdeksi uudeksi hallituksen jäseniksi, Esa Kotilainen Espoosta ja Heikki Kotilainen Espoosta. Molemmat ehdotetut tulivat valituiksi hallituksen seuraavalle kolmivuotiskaudelle. Edellisessä hallituksessa varajäsenenä toiminut Leena Carpe`n valittiin hallituksen varsinaiseksi jäseneksi. Uusia varajäseniä ei valittu. Hallituksen uusi kokoonpano on Ahti Pohjonen, Leena Carpe`n, Eljas Kotilainen, Esa Kotilainen, Heikki Kotilainen, Riitta Kotilainen, Ulla Kotilainen-Valle`n ja Oili Reinikainen. 

11§ TOIMINNANTARKASTAJAN JA VARATOIMINNAN- TARKASTAJAN VALINTA Tilintarkastajaksi valittiin edelleen Heli Vähätiitto ja varatilintarkastajaksi Pirjo Lahdenperä. 

12§ MUUT ASIAT Tervehdykset Tervehdyksiä olivat lähettäneet Anneli Wallenius ja Marja-Leena Köpman. Muut asiat Sukuseuran viestintää koskeneen käydyn keskustelun perusteella päätettiin myös aloittaa selvitystyö yhdistyksen verkkosivujen päivittämiseksi, jotta digitaalinen sukulehti olisi helposti kaikkien jäsentemme saatavilla. Sivuille lisättäisiin ohjeet sukulehden lukemiseen sekä mahdollisuus ladata ja tulostaa lehti paperille. Lisäksi pohdittiin lyhyitä koulutuksia, joissa jäsenet, erityisesti iäkkäämmät, voisivat oppia käyttämään digitaalista alustaa ja lukemaan lehteä verkkoympäristössä. Tämä voisi toteutua esimerkiksi paikallisissa kirjastoissa yhteistyössä vapaaehtoisten kanssa. Kokouksen aikana esitettiin myös idea käyttöönotettavasta sähköpostiosoitteeseen linkattavasta ilmoitusviestistä, joka ilmoittaisi suoralla linkillä uudesta sisällöstä kotisivuillamme, samoin jäsenmaksutietoihin liittyvistä tiedottamistarpeista. Ilmoitusviesti lähetettäisiin sähköpostitse jokaiselle rekisteröidylle jäsenellemme, jonka avulla voisi myös varmistaa helpon pääsyn yhdistyksen tapahtumatietoihin. Tämän toivottiin lisäävän aktiivisuutta yhdistyksen toiminnassa ja parempaa tiedonkulkua jäsenistölle ja jakelussa olevien välillä. Hallitus sai kokoukselta toimeksiannon selvittää ehdotuksen toteuttamisedellytykset ja mahdollinen aikataulu. Seuraavasta sukukokouksesta päättäminen Seuraavan kokouksen pitopaikaksi on ennen kokousta ehdotettu Keuruuta tai Tamperetta. Kokous päätti, että vuonna 2028 kokoonnumme Tampereella. 

13§ KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN Kokous päätettiin kello 15.50. Järvenpäässä 17.6. 2025 

Ahti Pohjonen                    Oili Reinikainen 

puheenjohtaja                    sihteeri 

Eljas Kotilainen                  Ritva Kotilainen 

pöytäkirjan tarkastaja      pöytäkirjan tarkastaja